Chorobowe w okresie wypowiedzenia bez wymaganych dokumentów - ryzyka

Okres wypowiedzenia umowy o pracę to specyficzny czas w relacjach między pracodawcą a pracownikiem. Choć obie strony mają świadomość zbliżającego się końca współpracy, stosunek pracy trwa nadal ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to, że pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, a pracodawca wypłacać wynagrodzenie. Nierzadko jednak w tym okresie dochodzi do sytuacji konfliktowych, a jedną z najczęstszych jest nagła nieobecność pracownika tłumaczona chorobą. O ile legalne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) chroni pracownika, o tyle chorobowe w okresie wypowiedzenia bez wymaganych dokumentów niesie za sobą ogromne ryzyka prawne i finansowe dla obu stron. W poniższym artykule szczegółowo analizujemy te zagrożenia, wskazujemy obowiązki stron oraz wyjaśniamy, jak w takich sytuacjach orzeka sąd pracy.

Teza publikacji: Obowiązek usprawiedliwienia nieobecności trwa do ostatniego dnia zatrudnienia

Kluczową tezą, którą należy postawić na wstępie, jest fakt, że rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem nie zwalnia pracownika z dbałości o prawidłowe dokumentowanie swojej nieobecności. Pracownik, który twierdzi, że jest chory, ale nie przedstawia na to wymaganych dokumentów, ryzykuje natychmiastowe rozwiązanie umowy z jego winy. Sam fakt zgłoszenia złego samopoczucia nie jest tożsamy z usprawiedliwieniem nieobecności w pracy. Pracodawca ma pełne prawo żądać formalnego potwierdzenia stanu zdrowia pracownika w postaci elektronicznego zwolnienia lekarskiego lub innego dokumentu przewidzianego przepisami prawa.

Na czym polega problem i kogo dotyczy?

Problem nieobecności chorobowej bez dokumentów w okresie wypowiedzenia dotyczy zarówno pracowników, jak i pracodawców. Ze strony pracownika motywacją bywa często chęć uniknięcia świadczenia pracy w atmosferze wypowiedzenia, chęć podjęcia nowej pracy przed formalnym zakończeniem obecnej umowy, bądź po prostu lekceważenie dotychczasowego pracodawcy. Z perspektywy pracodawcy nieobecność kluczowego pracownika bez formalnego usprawiedliwienia dezorganizuje pracę firmy, uniemożliwia przekazanie obowiązków i rodzi uzasadnione podejrzenie o nadużycie prawa.

Sytuacja komplikuje się, gdy pracownik informuje telefonicznie lub mailowo o chorobie, ale w systemie ZUS PUE nie pojawia się e-ZLA, a pracownik nie dostarcza żadnego innego dowodu potwierdzającego niezdolność do pracy. Wówczas pracodawca staje przed dylematem: czy traktować tę nieobecność jako usprawiedliwioną, czy też podjąć kroki dyscyplinarne. Każda z tych decyzji wiąże się z określonym ryzykiem prawnym.

Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy i terminy

Zgodnie z polskim prawem pracy, a w szczególności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracownik ma ściśle określone obowiązki informacyjne. W przypadku zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się w pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W razie zaistnienia przyczyn nagłych, pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedopełnienie tego terminu może być usprawiedliwione tylko szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie tego obowiązku przez pracownika (np. obłożna choroba połączona z brakiem domowników lub innymi zdarzeniami losowymi).

Samo zawiadomienie to jednak dopiero pierwszy krok. Drugim jest przedstawienie dowodu usprawiedliwiającego nieobecność. Podstawowym dowodem jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o oznaczaniu takiej niezdolności (obecnie e-ZLA). Brak takiego dokumentu oznacza, że nieobecność jest nieusprawiedliwiona.

Najpoważniejsze ryzyka dla pracownika

Pracownik, który decyduje się na „chorobowe” bez pokrycia w dokumentach medycznych w okresie wypowiedzenia, naraża się na dotkliwe sankcje. Do najważniejszych z nich należą:

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy): Jest to tzw. dyscyplinarka. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy jest powszechnie uznawana w orzecznictwie za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Pracodawca może rozwiązać umowę w tym trybie nawet w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia.
Utrata prawa do wynagrodzenia oraz zasiłku chorobowego: Za czas nieusprawiedliwionej nieobecności pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Ponieważ brak jest e-ZLA, nie przysługuje mu również wynagrodzenie chorobowe ani zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego.
Negatywny wpis w świadectwie pracy: Informacja o rozwiązaniu umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy zostaje zamieszczona w świadectwie pracy. Taki dokument drastycznie obniża szanse pracownika na znalezienie nowego zatrudnienia w przyszłości, gdyż kolejny pracodawca od razu dowie się o dyscyplinarnym zwolnieniu.
Odpowiedzialność odszkodowawcza: W skrajnych przypadkach, gdy nagła i nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika wyrządzi pracodawcy wymierną szkodę materialną, pracodawca może domagać się odszkodowania na drodze cywilnej lub na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej pracowników.

Ryzyka i uprawnienia pracodawcy - jak nie popełnić błędu?

Pracodawca również ponosi ryzyko w tej sytuacji. Emocje towarzyszące rozstaniu z pracownikiem mogą skłonić go do pochopnych działań, które później zakwestionuje sąd pracy. Oto główne ryzyka po stronie pracodawcy:

Ryzyko przedwczesnego zwolnienia dyscyplinarnego

Pracodawca, widząc, że pracownik nie przychodzi do pracy i nie dostarcza dokumentów, może od razu wysłać oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. Istnieje jednak ryzyko, że pracownik rzeczywiście był chory, uległ wypadkowi lub z innych przyczyn niezależnych od niego (np. błąd systemu informatycznego lekarza) e-ZLA nie zostało zarejestrowane na czas. Jeśli pracownik po kilku dniach przedstawi ważne zwolnienie lekarskie obejmujące sporny okres, sąd pracy może uznać zwolnienie dyscyplinarne za bezprawne i nakazać wypłatę odszkodowania.

Obowiązek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego

Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu dyscyplinarnym pracodawca powinien podjąć próbę kontaktu z pracownikiem i wezwać go do złożenia wyjaśnień dotyczących przyczyny nieobecności. Zaniechanie tego kroku może być uznane przez sąd pracy za naruszenie zasad współżycia społecznego lub brak należytej staranności ze strony pracodawcy.

Procedura postępowania krok po kroku dla pracodawcy

Aby zminimalizować ryzyko przegranej przed sądem pracy, pracodawca powinien postępować według ściśle określonego schematu:

Odnotowanie nieobecności: Pierwszego dnia nieobecności pracownika należy odnotować ten fakt w ewidencji czasu pracy jako nieobecność nieusprawiedliwioną (chyba że pracownik wcześniej zgłosił chorobę).
Próba kontaktu: Pracodawca powinien podjąć próbę kontaktu telefonicznego, mailowego lub listownego z pracownikiem w celu ustalenia przyczyn nieobecności. Wszystkie próby kontaktu warto udokumentować (np. notatką służbową, zrzutem ekranu).
Odczekanie wymaganego terminu: Należy odczekać co najmniej 2 dni robocze na formalne zawiadomienie ze strony pracownika, zgodnie z przepisami o usprawiedliwianiu nieobecności.
Pisemne wezwanie do wyjaśnienia sytuacji: Jeśli kontakt jest utrudniony, pracodawca powinien wysłać do pracownika (za potwierdzeniem odbioru) pismo z wezwaniem do niezwłocznego usprawiedliwienia nieobecności i dostarczenia dokumentów pod rygorem wyciągnięcia konsekwencji dyscyplinarnych.
Podjęcie decyzji o dyscyplinarce: Jeśli termin na złożenie wyjaśnień minął, a pracownik nie przedstawił żadnych dokumentów ani wiarygodnych tłumaczeń, pracodawca może przygotować oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy. Pismo to musi zostać doręczone pracownikowi przed upływem 1 miesiąca od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Rola Sądu Pracy w sporach o nieobecność na wypowiedzeniu

W przypadku, gdy pracownik odwoła się od zwolnienia dyscyplinarnego, sprawa trafia do sądu pracy. Sąd pracy nie podchodzi do przepisów czysto mechanicznie. Każda sprawa jest badana indywidualnie pod kątem stopnia winy pracownika oraz stopnia naruszenia interesów pracodawcy. Sąd bada m.in.: czy pracownik rzeczywiście miał obiektywną możliwość skontaktowania się z pracodawcą i poinformowania go o chorobie, czy nieobecność pracownika spowodowała realne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy, czy zachowanie pracownika cechowało się złą wolą, uporczywością lub rażącym niedbalstwem oraz czy pracodawca dochował wszelkich wymogów formalnych związanych z doręceniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy i zachowaniem miesięcznego terminu.

Jeśli sąd pracy ustali, że pracownik celowo unikał pracy i symulował chorobę, nie posiadając żadnej dokumentacji medycznej, powództwo pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie zostanie oddalone. Jeśli jednak okaże się, że pracownik był ciężko chory i nie miał fizycznej możliwości dopełnienia formalności, sąd stanie po stronie pracownika.

Praktyczny przykład (Case Study)

Pan Tomasz był zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. logistyki. Pracodawca wręczył mu wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, który miał upłynąć 31 sierpnia. Pan Tomasz, rozżalony decyzją pracodawcy, od 10 sierpnia przestał przychodzić do pracy. Wysłał jedynie krótką wiadomość SMS do swojego przełożonego o treści: „Jestem chory, nie będzie mnie w pracy do końca miesiąca”.

Pracodawca codziennie sprawdzał system e-ZLA, jednak żadne zwolnienie lekarskie od pana Tomasza się tam nie pojawiło. Próby kontaktu telefonicznego były bezskuteczne, ponieważ pracownik nie odbierał telefonów. 16 sierpnia pracodawca wysłał do pana Tomasza list polecony z wezwaniem do wyjaśnienia nieobecności i dostarczenia dokumentów w terminie 3 dni od otrzymania pisma. List został odebrany przez pana Tomasza 18 sierpnia. Ponieważ do 22 sierpnia pracownik nie skontaktował się z firmą ani nie przedstawił zwolnienia lekarskiego, pracodawca 23 sierpnia sporządził pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp) i wysłał je kurierem na adres pracownika. Pismo zostało doręczone 24 sierpnia.

Pan Tomasz odwołał się do sądu pracy, żądając odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy. Przed sądem twierdził, że rzeczywiście źle się czuł i leczył się domowymi sposobami, dlatego nie udał się do lekarza po e-ZLA. Sąd pracy oddalił powództwo pana Tomasza. W uzasadnieniu sąd wskazał, że samo złe samopoczucie bez potwierdzenia medycznego nie uprawnia pracownika do samowolnego zaprzestania świadczenia pracy. Pan Tomasz w sposób rażący naruszył swoje podstawowe obowiązki pracownicze, a pracodawca przeprowadził procedurę zwolnienia dyscyplinarnego w sposób prawidłowy i z zachowaniem wszystkich terminów.

Podsumowanie i rekomendacje dla stron stosunku pracy

Chorobowe w okresie wypowiedzenia bez wymaganych dokumentów to sytuacja o wysokim stopniu ryzyka prawnego. Pracownik musi pamiętać, że do ostatniego dnia zatrudnienia podlega rygorom dyscypliny pracy. Brak e-ZLA lub innego oficjalnego usprawiedliwienia niemal zawsze skończy się zwolnieniem dyscyplinarnym, co zrujnuje jego historię zatrudnienia. Pracodawca z kolei powinien działać rozważnie, dokumentować każdą próbę kontaktu i nie podejmować decyzji o zwolnieniu dyscyplinarnym pod wpływem emocji, bez uprzedniego wezwania pracownika do złożenia wyjaśnień. Przestrzeganie procedur to najlepsza polisa ubezpieczeniowa na wypadek ewentualnego sporu przed sądem pracy.